Sheyla Borges de Liz

Imagem: ChatGPT

Seu escritório precisa de mais gente ou de processos melhores?

Contratar alguém para um processo desorganizado não elimina o problema.

Só coloca mais uma pessoa dentro dele.

Quando o escritório começa a ficar sobrecarregado, uma das primeiras conclusões costuma ser: “precisamos contratar”.

Pode ser verdade. Mas nem sempre é.

Muitas vezes, o problema não está na quantidade de pessoas. Está na forma como o trabalho chega, circula, é distribuído e acompanhado.

Antes de aumentar a equipe, existe uma pergunta que precisa ser respondida:

falta gente ou falta organização?

Confundir essas duas coisas custa caro.

Nem toda sobrecarga significa falta de mão de obra

Um escritório pode parecer sem capacidade porque:

•    as tarefas chegam sem prioridade;

•    várias pessoas fazem a mesma coisa;

•    ninguém sabe exatamente quem é responsável;

•    informações ficam espalhadas;

•    a equipe interrompe o trabalho o tempo todo para tirar dúvidas;

•    processos precisam ser refeitos;

•    a liderança centraliza aprovações demais.

Nesses casos, contratar pode aumentar a sensação de alívio por algum tempo.

Mas o gargalo continua existindo.

E, pouco depois, a nova pessoa também estará sobrecarregada.

O primeiro sinal está no retrabalho

Antes de concluir que falta gente, observe quanto trabalho está sendo feito duas vezes.

Um documento é pedido novamente porque ninguém encontrou o primeiro.

Uma tarefa volta porque não havia padrão de qualidade.

Duas pessoas acompanham a mesma demanda porque a responsabilidade não estava clara.

Uma atividade para porque depende de uma informação que deveria estar registrada.

Tudo isso consome capacidade operacional.

É trabalho real. Mas não é trabalho produtivo.

Pergunte onde está o gargalo

Antes de abrir uma vaga, mapeie o fluxo.

Pegue uma atividade recorrente e responda:

Como ela começa?

 Quem recebe?

 Quem executa?

 Quem decide?

 Onde a informação fica registrada?

 Quanto tempo leva?

 Onde costuma parar?

 Por que volta?

Esse exercício simples costuma revelar problemas que nenhuma contratação resolveria sozinha.

Quando contratar realmente faz sentido

Existem situações em que o problema é, de fato, capacidade.

A demanda aumentou, os processos estão minimamente organizados, as responsabilidades estão claras e, mesmo assim, a equipe não consegue absorver o volume dentro de um padrão saudável.

Nesse caso, contratar faz sentido.

Alguns sinais ajudam:

•    crescimento consistente da demanda;

•    excesso de horas concentrado em atividades necessárias;

•    prazos internos pressionados mesmo com boa organização;

•    profissionais qualificados executando tarefas abaixo do nível que deveriam;

•    perda de oportunidades por falta real de capacidade.

A diferença é importante: aqui, a contratação responde a uma necessidade estrutural, e não ao caos.

Antes de contratar, elimine o desperdício

Uma boa sequência é:

primeiro, organizar;

 depois, simplificar;

 em seguida, delegar;

 só então, contratar se necessário.

Isso evita aumentar custo fixo para sustentar uma operação ineficiente.

Também ajuda a definir melhor quem o escritório realmente precisa contratar.

Porque contratar sem saber exatamente qual problema aquela pessoa precisa resolver é uma das formas mais caras de improviso.

Mais gente não significa automaticamente mais capacidade

Uma equipe maior pode produzir mais.

Mas também pode gerar mais comunicação, mais supervisão, mais dúvidas e mais necessidade de coordenação.

Se o processo é confuso, cada nova pessoa aumenta a complexidade.

Por isso, crescimento de equipe precisa vir acompanhado de crescimento de gestão.

No fim, a pergunta não é apenas:

“Precisamos contratar?”

A pergunta melhor é:

“O que está impedindo a equipe atual de produzir com clareza e eficiência?”

Às vezes, a resposta será uma nova contratação.

Mas, muitas outras vezes, será um processo melhor.