Matriz GUT: Como Advogados Priorizam Prazos e Demandas com Foco

Imagem: Gemini

Como Priorizar com Inteligência: A Matriz GUT na Advocacia

Você já se deparou com uma lista interminável de tarefas, projetos ou demandas no escritório e sentiu que está sempre apagando incêndios, sem saber por onde começar? Isso é comum, e a razão está na falta de critérios claros para definir o que realmente importa.

A Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) surgiu como uma ferramenta de priorização nas indústrias, mas sua aplicabilidade se estende à advocacia com força. Agora, vamos detalhar como advogados e escritórios podem usá‑la para decidir com clareza: o que eu faço primeiro, o que posso delegar ou postergar, e o que precisa da minha atenção imediata.

1. O que é a Matriz GUT?

Na essência, a Matriz GUT avalia cada demanda segundo três critérios:

• Gravidade (G): qual o impacto se eu não fizer essa tarefa ou projeto?
• Urgência (U): em quanto tempo preciso agir para evitar consequências negativas?
• Tendência (T): se deixar para depois, como essa situação vai piorar ou se agravar?

Cada critério recebe de 1 a 5 pontos (onde 5 = máximo de gravidade, urgência ou tendência). A pontuação final (G × U × T) indica o grau de prioridade: quanto maior o resultado, mais urgente e relevante é agir.

2. Por que um advogado deve usar a GUT

Vivemos em um ambiente de alta complexidade: prazos processuais, atendimentos, produção, reuniões, propostas, inovações…

Sem uma lógica de priorização, o risco é gastar energia em demandas que “gritam mais alto” mas não trazem impacto estratégico.

 A GUT garante que suas decisões sejam focadas no que gera valor real, reduz o retrabalho e evita que você fique refém das urgências, começando pelos incêndios.

3. Como aplicar no seu escritório ou advocacia autônoma

Passo 1 – Liste tudo

 Coloque no papel ou numa planilha todos os “problemas”, tarefas ou projetos que estão competindo pela sua atenção: atraso de pagamentos, lançamento digital, atendimento pendente, captação de clientes, organização de documentos.

Passo 2 – Atribua notas

 Para cada item, avalie e atribua notas de 1 a 5 nos critérios G, U e T. Exemplo: “Documento não digitalizado de cliente principal” → G = 4 (impacto alto), U = 3 (tem prazo, mas pode esperar alguns dias), T = 2 (não piora tanto se for resolvido em curto prazo).

Passo 3 – Calcule e classifique

 Multiplique G × U × T e crie um ranking das demandas. Aquelas com valor maior são as suas prioridades “1”. As com pontuação menor podem ser delegadas, automatizadas ou agendadas para depois.

Passo 4 – Transforme em ação

 Para cada prioridade, defina: responsável, prazo, recursos. Use checklists, agendas e revise semanalmente.

4. Erros comuns que advogados cometem (e como evitar)

• Avaliar apenas a urgência e ignorar a gravidade ou tendência → focar em “o que grita mais alto”, não no que gera maior impacto.
• Não definir patamares claros para notas → gera subjetividade e inconsistência nas decisões.
• Deixar o cálculo nas planilhas e nunca revisitar a lista → a priorização perde validade.
• Achar que GUT resolve sozinho → a ferramenta aponta prioridades, mas é no plano de ação que o resultado aparece.

5. Ferramentas complementares que potencializam a GUT

Para tornar essa priorização ainda mais eficiente, combine a Matriz GUT com:

• Matriz Eisenhower (Urgente × Importante) para tarefas do dia a dia;
• 5W2H para transformação da priorização em plano de implementação;
• Revisão mensal com os indicadores da sua advocacia (ex.: taxa de conversão, ticket‑médio, tempo de resposta) para realinhar a lista de prioridades.

6. Implementação rápida – experimento de 30 dias

1.       Escolha uma manhã tranquila e faça o mapeamento completo da sua lista de demandas.

2.       Aplique a GUT e decida as 3 maiores prioridades.

3.       Comprometa‑se a resolvê‑las nos próximos 14 dias, com plano de ação definido.

4.       No fim do mês, revisite: quais funcionaram? Quais foram mal avaliadas? Ajuste e repita.

Conclusão

A Matriz GUT devolve à advocacia a tensão entre urgência e impacto, permitindo que você aja com foco naquilo que realmente move o seu negócio, não apenas no que “parece urgente”.

 Se você deseja uma advocacia mais estratégica, menos emergencial e mais sustentável, esse método simples pode fazer toda a diferença. E se quiser aprofundar ainda mais, meu livro “Planejamento, Finanças e Produtividade para Advogados” (Volume 2 da Trilogia de Gestão Jurídica) traz modelos prontos, planilhas e exercícios para aplicar de verdade.

Pronto para priorizar com clareza e agir com impacto?

 O primeiro passo é escolher, e decidir, o que agora merece sua atenção.

Fonte: Sheyla Borges de Liz